正确的Motivation Letter写作格式是怎样的？

顾含爱学习

　　不一样的学校申请文书的名称不太一样，比较常见的为Personal Statement,Statement of Purpose,Research Proposal,Personal History Statement,and Essays。

　　这些文件有一些单看文件名称不见得知道该写什么样的内容，所以还是得一一查看学校的要求。可参考我的部落格文章中提供的例子。

　　有一些学校是要求送Letter of Motivation或是Motivation Letter。这一类的文件单看文件名称就知道排版上会跟前面提到的Personal Statement and Statement of Purpose等等是不一样的。

　　Motivation Letter的格式一定是「信」的格式。有一些学校会要求用什么样的特定格式，如果没有限制的话，那就是比照一般的Motivation Letter或Cover Letter的写法。

　　这一篇文章提供范例，并说明注意事项。请同学在写Motivation Letter的时候，一定要非常注意大小写，标点符号，分段方式，日期的写法，空一行还是两行等等小问题。我目前收到的Motivation Letters之中，还没有看过格式有写对的，全部都格式乱调，看起来很不正式。

　　Motivation Letter跟citations一样，就是有样学样，人家怎么规定就照样怎么写而已，虽然评审也不会为了你少加一个逗号就不给你offer，Motivation Letter的格式可以看得出一个人做事的严谨度。

　　那么，如何写好Motivation Letter：http://www.hotessay.net/news_show.php?id=1297？先看一下范例。

　　文件标题：

　　通常不需要写出Motivation Letter字样。

　　字型：用正常、好阅读、正式的字型，像是Times New Roman,Arial,Helvetica等等。没事不要用粗体标自己的名字，也不要画底线或是用斜体字。会用斜体、粗体、画底线是为了强调，Motivation Letter就是一封信，联络资料没什么好强调的，内文也不太需要强调什么，除非是银行还是法院寄给你的信，不然正常来说不会强调什么，不然有一种「你不做会有后果」的感觉。

　　你的联络资料：

　　第一个项目是你的名字以及你的联络方式。名字写名加姓，中间不要加逗号，不要写书目的写法，也就是不要写姓加逗号加名的写法。接下来写地址，注意每一行最后不要有逗号，再写电话，如果是TW的电话号码，记得写+886，区域码跟电话号码要分得出来，比如说：+886-2-12345678，或是(+886)2-12345678。记得写国家，如果是TW，写Taiwan R.O.C.，不要只是写Republic of China还是R.O.C.，外国人很少有人知道R.O.C.是代表什么的。如果你申请的时候，人已经在学校的那一个国家内，像是你人已经在美国，申请美国的学校，地址可以写到州就好。最后一个项目是email。

　　日期：

　　你的联络资料下面空一行，再加日期。注意申请的是什么国家的学校，日期写法不一样，像是02/05在美国的意思是二月五号，在英国是五月二号。最安全的写法月份写英文，像是May 2。日期务必用正常的格式，像是May 2,2017，注意逗号加哪边。通常美国是写May 2,2017，英国是写2 May,2017。

　　对方的联络资料：

　　日期下面空一行，接下来写对方的名字跟联络资料。如果知道对方的名字，写名字，像是John Smith，通常是写处理申请的人或部门的名字，不要写想跟的教授的名字。如果不知道主办人的名字，可以写program或department的名称。通常学校网页上会说明Motivation Letter应该送给什么部门。

　　Dear XXX：

　　接下来空一行，再写Dear Mr XXX，这里标点符号可以用冒号，也可以用逗号，也可以没有标点符号。通常英国用逗号或是不加任何标点符号，美国用冒号。另外，通常英国是写Mr没有句点，美国是写Mr.有句点。对方如果是女性，不确定未婚已婚，写Ms。通常不会写Miss，这是指对方未婚，就算真的知道对方未婚，也还是很少会称人家为Miss，女性都称为Ms最不会出状况。如果不知道对方的名字，可以写Dear Sir or Madam或是To whom it may concern，通常英国用前者，美国用后者。Dear XXX这里一定要用尊称如Mr/Ms，不要写Dear John Smith不然会很没有礼貌。

　　主体段落：

　　分段方式只有两种，挑一种用。一种是不缩排，段落中间空一行。一种是缩排，则不需要加空一行。如果用缩排的方式，注意都要缩到一样的位置，通常是四五个空格的宽度。

　　Yours sincerely：

　　最后一段之后空两行，写Yours sincerely/Sincerely/Regards/Best wishes/Kind regards等等，注意要用比正式的结尾，不要用Warm regards/Cheers等等。Warm regards是写信给家人朋友在用的，Cheers则是听起来很不正式，不要跟学校装熟。如果Dear XXX的部份没有加任何标点符号，结尾的部份也不加标点符号。如果Dear XXX的地方是用逗号或冒号结尾，Yours sincerely的部份则加逗号。

　　签名：

　　如果是寄纸本，在Yours sincerely下面签名，签名的空间为四个空行的空格，再加上用电脑写的你的名字。如果是寄线上版的，签名的部份可以跳过，或是加上电子签名做成PDF。

　　长度：

　　一般来说Motivation Letter写一页，最标准的写法是四段，包含一段Introduction以及一段Conclusion。有一些学校的Motivation Letter可以写到两页。

　　接下来看另一个范例，以及这个范例跟上面这个有什么不同。

　　文件标题：

　　最上面的Duke LL.M.Sample Cover Letter记得在写你自己的Motivation Letter的时候要删掉，不需要标出文件标题。

　　你的联络资料：这个版本是自己的联络资料写在右边，对方的联络方式写在左边，并且不写自己的名字。

　　Enclosure：

　　最下面有一个Enclosure画底线字样。这个意思有附上其它档案。Enclosure可以不用画底线。也可以标出你附上哪一些其它的档案，像是CV,Application Essay,Reference Letters等等。