电子商务时代办公自动化系统的功能和实施过程

清风月

电子商务时代办公自动化系统的功能和实施过程


    范文网:电子商务时代企业的员工以知识型员工为主，为了能够更好地发挥员工在工作中的创造性，企业需要减少对员工的各种有形约束，例如工作时间和工作场所的约束，员工可能不再像以前那样在固定的时间和场所集中上班。而是采用移动办公、SOHO等方式进行分散式工作，企业的运作模式也由受时空限制的集中式向跨越时空的分散式发展。为了提高员工工作过程中的积极主动性，企业不仅要使员工对自己所需要完成的任务和目标“知其然”，更应使员工，尤其是使企业的知识型员工“知其所以然”，这给企业完成计划、组织、指挥、协调、控制的办公职能带来了很大的挑战，企业的办公自动化系统的运行模式也因此需要发生变化，其主要任务由支持准确快捷的企业内部信息转移变为支持有效地利用信息资源和知识的有针对性的转移，从规范和优化企业的办公流程变为支持企业的知识管理，信息发布模式也需要由推式变为拉式;另一方面，开放的、智能的电子商务工具为企业在更大的范围内进行知识收集和发布提供了廉价而快捷的手段，可以说电子商务模式的出现为企业的知识管理提出了急切的需求，而电子商务工具的应用又从技术和经济的角度为企业实施知识管理提供了切实可行的手段，电子商务和知识管理有着密切的联系。

    德鲁克认为，知识管理就是要在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，以便辅助他们能够做出最恰当的决策，最终使企业通过智力资本来获取竞争优势的过程。在电子商务时代，企业通过开发、组织、整合和共享合适知识来获取竞争优势，电子商务时代企业办公自动化系统的核心功能就是知识管理，电子商务时代企业实施办公自动化系统实际上就是要选择合适的技术和模式解决企业的知识获取、知识共享和知识利用的问题，要帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识，要能够在正确的时间，将正确的知识传递给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或重复工作，从而提升企业的战略竞争力。为了适应知识管理的需求，电子商务时代的办公自动化系统的实施过程要以企业的知识需求为中心，一般来说，企业实施办公自动化系统是围绕企业知识管理的7项任务来展开的：系统需求规划、知识获取、知识存贮、知识发展、知识推广使用、知识评价和知识维护。图1是电子商务时代办公自动化系统的实施流程示意图。

    企业实施办公自动化系统首先要确立清晰而明确的实施目标和功能需求，对企业所需的办公自动化系统的功能、实施的步骤、实施过程中可能的风险及防范方式有正确的认识和总体的规划，这是电子商务时代企业办公自动化系统实施成功的前提和基础。在规划办公自动化系统功能需求时需要结合企业的总体战略目标和计算机信息技术发展的趋势，使系统能适应一段时间内企业未来信息价值链发展的需要，并为企业将来可能实施的其他类型的信息系统预留接口。在预定实施步骤和评估实施风险时，要注意电子商务时代的办公自动化系统对企业来说是一种长期的个性化的项目，其最终效用的产生需要一定的时间，在这个过程中来自经济、再开发和技术更新等方面的风险可能会影响办公自动化系统的实施效果，企业需要理性认识并合理防范这些风险。